「対応が必要なのは分かった。でも、お金がない。」

そう感じている社長は、きっと少なくありません。
けれど、セキュリティ対策の多くは、ゼロ円から月数千円の範囲で始められます。

高額なツールは、そのあとで十分です。
まずは「今日からできる5つ」を動かすこと。それだけで、取引先からの見え方は大きく変わります。

パスワードのルールを決めて社内に周知する

いちばん簡単で、効果が大きいのが、パスワードの見直しです。

ルールは、次の2つで十分です。

• 大文字・小文字・数字・記号を混ぜて12文字以上にする
• 他のサービスと絶対に使い回さない

やめるべきは、次のようなやり方です。

• 「123456」「password」といった単純なパスワード
• Excelに全員分のパスワードを書いて保存する
• 付箋にパスワードを書いてPCに貼る

きょう社長がやることは、これだけです。

1. 「パスワードの新ルール」をA4用紙1枚に書いて配る
2. 変更する日を決める（例：今月末）
3. その日に「ちゃんと変えた？」と一声かける

バックアップを2か所にする

ランサムウェアなどの被害から工場を守るには、バックアップが欠かせません。
ポイントは、「同じデータを2か所に置く」ことです。

• 外付けHDD（物理的なバックアップ）
• クラウド（Google Drive や OneDrive）

どちらか一方にトラブルが起きても、もう一方が残ります。

進め方は、次の通りです。

1. 外付けHDDを1台用意する（数千円～一万円程度のものを1回購入）
2. Google Drive か OneDrive を契約する（月数千円程度）
3. 毎週金曜17時にバックアップを取ると決める
4. 「誰がやるか」を決めて、役割を固定する

USB持ち出しにルールをつける

個人USBで顧客データを持ち歩くやり方は、そろそろ見直したほうがいい時代です。
代わりに、「申請して、許可を得て、返却する」という流れを決めます。

• 持ち出しは申請制（社長の許可が必要）
• 持ち出し期間は3日以内
• 返却時に「中身を削除したか」を確認する

A4用紙1枚でいいので、「USB持ち出し申請書」を作ってください。
「申請 → 判を押す → 持ち出し → 返却」という手順を書き、事務長の机の引き出しに入れておけば、それが仕組みになります。

メール添付をやめて、リンクで送る

見積書や図面を、メールにファイル添付で送っていないでしょうか。
この方法は、誤送信や、古いファイルの混在を招きやすくなります。

代わりに、クラウドの「リンク共有」を使います。

1. Google Drive や OneDrive にファイルをアップロードする
2. 右クリックで「共有」→「リンクをコピー」を選ぶ
3. そのリンクをメール本文に貼り付ける

これだけで、相手は常に最新版を見ることができ、メールボックスも軽くなります。

「工場が止まったとき」を紙に書く

事業継続計画（BCP）という言葉を聞くと、大企業の分厚い資料を思い浮かべるかもしれません。
中小企業に必要なのは、A4一枚です。

例えば、こんな内容で十分です。

【工場が止まった時の対応】

1. 誰が最初に社長に報告するか
2. 何日以内の復旧を目標にするか
3. 取引先に誰がいつ連絡するか
4. 外注できる先があるか
5. 緊急連絡先（社長と事務長の携帯番号）

これを書いて、工場や事務所の壁に貼ってください。

1ヶ月でここまでできる

この5つの対策は、どれも「今月から始められるもの」です。

• Week1：パスワードのルールを決めて、全員で変更する
• Week2：BCP一枚版を作って、掲示する
• Week3：USB持ち出しの申請ルールを始める
• Week4：バックアップの2か所化と、リンク共有をスタートする

全部やっても、かかる費用はおおよそ2万円前後です。（但し、サブスクリプションの月額費用は除く）

今月、社長がやること

最後に、「今月やること」を3つに絞ります。

1. 5つの対策のうち、どこから始めるかを事務長と決める
2. Week1のパスワード対策だけは、必ず今月中に終わらせる
3. 月末に、取引先へ「ここまで対応しました」と一通メールを送る

完璧でなくてもかまいません。
「動き始めた会社だ」と取引先に伝わることが、いちばん大きな一歩になります。

次回予告

リンク共有やバックアップで「クラウド」を使い始めました。でも、本当に安全なのでしょうか？

次回は「クラウド企業の責任」と「あなたの責任」の違いや、「クラウド乗っ取り」のパターンを、分かりやすく解説します。