背景・概要
某税理士事務所様ではコロナ禍によりテレワークを開始するために社外持ち出し用のPCを新たに購入し、
事務所外からも共有情報にアクセスできるメールサービスの利用やクラウド上のファイル共有サービスの利用が必要になりました。
テレワークを導入するにあたって業務で抱えている課題を洗い出し、以下の様な課題を解決するために必要なツールを選択して導入を行うことにしました。
課題
- テレワークの実施に伴いPC台数が増えるため、Microsoft Officeのライセンス不足が見込まれる。
- 文書ファイルの保管がルール化されずに複数のクラウドサービス上にあり、ファイルを探すのに時間がかかっている。
- 外出先でモバイルデバイスを使って共有情報にアクセスができない。
- 業務で利用しているメールにいくつかの問題をかかえている。
- メールの送受信に時間がかかることがあり、安定感に欠ける。
- 複数のメールサーバー（ドメイン）を利用しているため、統一したい。
- 添付ファイルの暗号化（パスワード）のルールがなく、セキュリティの不安を抱えている。
- 事務所内の無線LANルーターが古いこともあり、別フロアではWi-Fiの電波が弱く、途切れることが多々ある。
目的
課題を解決すると同時に以下の目的を設定し、新たにMicrosoft 365を導入しました。
- 常に最新のMicrosoft Officeアプリケーションの利用とライセンス不足の解消。
- 外出先からモバイルデバイスでもMicrosoft Officeアプリケーションを利用し、共有情報にアクセス可能とする。
- Microsoftのメールサーバーを利用することで安定したメール環境の利用とメールドメインの統一。
- オンラインのチャットやミーティングアプリケーションを利用することによるコミュニケーションの円滑化。
- Microsoft OneDriveの利用の際にはファイルの整理を行ない、情報を探しやすくする。
- バラバラに保管されている情報の一元管理
- ファイル保管ルールの作成と文書化により、社員のルール遵守の推進
- 担当者不在時でもファイルが見つけやすくする
- 事務所内Wi-Fi環境を見直し、利便性を改善。
実施した項目
- Microsoft365の導入とPCへのインストール。
- 社内共有情報と社外との共有が必要な情報に分けて、別々のクラウドサービスに情報を保管。データやファイルの分類
→OneDriveは原則社内情報を保管、社外の顧客とのやり取りにはEvernoteを利用することとした - 情報の種類ごとに保管期限、名前づけ、保管場所などのルールを作成
- 上記の内容に従って、文書管理要領を作成し、社員に周知
- オフィス内の無線LAN環境の再構築。無線LANルーターを最新の無線LANルーターへの入れ替えと別フロアにルーターを増設
- メールの添付ファイル暗号化については、PPAPが推奨されなくなったので見直し。共有フォルダにてパスワード設定を行うことを検討
